Virtuelles Arbeiten 2.0

Aktuell leben wir ein einer spannenden Zeit voller persönlicher aber auch technischer Veränderungen. Die Digitalisierung schreitet (situationsbedingt) schneller als davor voran und Unternehmen müssen neue Lösungen für sich, aber auch für Ihre Mitarbeiter finden. Zwischen VPN-Zugängen und virtuellen Meetings per Videokonferenz im HomeOffice mal eben ein neues ERP-System einführen scheint da schier unmöglich. Das ist es jedoch nicht! Anhand eines Neukunden-Projektes zeigen wir auf, dass selbst komplexe Softwareprojekte mit Knowhow und guter Planung auch auf rein digitalem Wege erfolgreich sein können sowie ungeahnte Vorteile und Chancen mit sich bringen.

Der Auftrag
Im Herbst 2020 stand für das Unternehmen Kaffee-Service für gewerbliche Abnehmer GmbH aus dem baden-württembergischen Jettingen fest: Wir benötigen ein neues ERP-System! Über eine Empfehlung wurde das Unternehmen auf uns aufmerksam und beauftragte die Einführung von Microsoft Dynamics 365 Business Central – inklusive Vending und zahlreicher Zusatzmodule. Ein solch umfangreiches Projekt mit einem Neukunden binnen vier Monaten komplett einzuführen – und das auch ohne die sonst so wertvollen persönlichen Vor-Ort-Termine – war eine strategische Herausforderung, die es professionell zu meistern galt.

Die digitale Strategie
Gut geplant ist halb gewonnen: Nach diesem Leitsatz entwickelten wir ein effizientes Kommunikationskonzept für alle Beteiligten. Das Projektteam bestand auf Seitens ic innovative software aus unserem Geschäftsführer Timo Heinold (Projektleiter), Florian Pfreundner (technischer Ansprechpartner) sowie drei weiteren Mitarbeitern aus dem Team Projects. Auf Kunden-Seite betreute ein Projektleiter mit einer Handvoll Key Usern die ERP-Einführung.

Die Projektdokumentation und Kommunikation lief dabei weitestgehend über Microsoft Teams, während Aufgaben im Microsoft Planner und der Cloud-basierten Task-Manager-Anwendung ToDo erfasst, terminiert und abgearbeitet wurden. Über einen integrierten Sharepoint war es zudem möglich, projektbezogene Dateien zentral-zugänglich abzulegen. Der klare Vorteil dieser Kommunikationsstrategie: Alle Beteiligten waren stets auf dem gleichen Stand und hatten eine genaue Übersicht über Verantwortlichkeiten und Fälligkeiten/Termine. Zudem tauschten sich die Projektleiter ergänzend in regelmäßigen Statusmeetings aus, die ebenfalls über Microsoft Teams oder per Telefon stattfanden. Dank all dieser Maßnahmen konnte die unübersichtliche Kommunikation über E-Mails so auf ein Minimum reduziert werden, was sich positiv auf den gesamten Projektverlauf auswirkte.

Ebenfalls neue Wege gingen wir beim Thema Mitarbeiter-Schulung und merkten schnell, dass auch hier die digitalen Maßnahmen zu mehr Effizienz führten. Statt der sonst üblichen „großen Tagesschulungen“ vor Ort splitteten wir diese themenbezogen auf mehrere kleine Teams-Meetings auf. Dies hatte für unseren Kunden mehrere Vorteile:

• Die kürzeren Blöcke erleichterten die Aufmerksamkeit und waren weniger anstrengend für die Beteiligten. 
• Durch die themenbezogenen Calls konnten die Mitarbeiter sehr gut auf das Themengebiet abgestimmt werden: So mussten einige Key User beispielsweise nicht einen ganzen Tag in einer Schulung sitzen, von der nur zwei Stunden für Sie persönlich interessant waren
• Alle betroffenen Key User konnten sich halbtags auf die Schulung konzentrieren und im Anschluss wieder ihrem Tagesgeschäft nachgehen.
• Wir haben alle Schulungen aufgezeichnet und dem Kunden per Microsoft Stream zur Verfügung gestellt. So ist es nun auch nach der Schulung noch möglich, die gezeigten Inhalte zu wiederholen und zu vertiefen.

Das Fazit unseres Kunden
„Wir hatten anfangs bedenken, ob die Einführung eines ERP-Systems ohne Präsenzschulungen und Echtstartbegleitung vor Ort wirklich gelingen kann. Unser Projektteam, die Projektorganisation mitsamt der eingesetzten Tools sowie die kurzen Reaktionszeiten per Remote führten jedoch dazu, dass unsere ERP-Einführung ein voller Erfolg wurde. Wir sind sehr zufrieden!“